Bedrijfsvoering

Doel (2019-2023)
De IT-systemen voor de informatievoorziening zijn beter en veiliger en het beheer daarvan is op orde.

Doelrealisatie
In 2020 zijn alle noodzakelijke en essentiële stappen gezet voor de vernieuwing, beheer en (betere) beveiliging van de informatiesystemen van de provincie Flevoland.

Activiteiten 2020

• Het faciliteren van het -als gevolg van de coronamaatregelen- (verplicht) thuiswerken van de medewerkers van de provincie heeft in 2020 de nodige aandacht gevraagd; positief was dat de in 2019 uitgerolde mobiele werkplekken hiervoor een uitstekende basis boden.
• De nieuwe informatiestrategie voor de provincie Flevoland voor de periode 2021-2024 is uitgewerkt en vastgesteld, op basis waarvan de (verdere) ontwikkeling van de informatiesystemen, het beheer daarvan en de informatieveiligheid kunnen worden geborgd.
• In de interprovinciale samenwerking heeft in 2020 via het programma 'IDA' (Interprovinciale Digitale Agenda) verder gestalte gekregen; daarbij wordt ook ingespeeld op nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen op landelijk niveau. Er is een concreet uitvoeringsplan IDA voor 2021 waar alle provincies mee hebben ingestemd. De provincie Flevoland speelt een actieve rol bij deze interprovinciale samenwerking.
• Bij de toenemende (afhankelijkheid van) digitalisering nemen ook de risico’s op het gebied van informatieveiligheid en privacy toe. Hiervoor zijn de benodigde maatregelen getroffen; daarbij wordt de nieuwe Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) gevolgd. Voor meer details wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering.
• In 2020 is het programma 'MAB' afgerond en afgesloten; hiervoor wordt een evaluatiedocument opgesteld.

Voorgesteld wordt de resterende middelen (€ 0,4 mln.) worden overgeheveld naar de reserve 'Informatiestrategie'. Voor meer details wordt verwezen naar de bijlage bij de jaarrekening met betrekking tot het MAB.

Risico
Het niet tijdig en/of goed aansluiten op de digitale ontwikkelingen zal leiden tot gebrekkige ICT-voorzieningen bij alle afdelingen met alle risico’s van dien. Bijvoorbeeld onvoldoende dienstverlening (aan bedrijven en ketenpartners), verstoorde processen, gebrekkige (kwaliteit van) data en/of inbreuk in systemen.  Ondanks het feit dat de informatievoorziening van de provincie Flevoland nu aanzienlijk beter op orde is, blijven er risico’s bestaan gezien de snelle en ingrijpende ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. De nieuwe informatiestrategie en de interprovinciale samenwerking bieden de nodige handvatten om deze risico’s te beheersen; na de overgang naar clouddienstverlening is voltooid, zal het risicoprofiel met betrekking tot informatievoorziening opnieuw worden gewogen.  

Toelichting

1 en 2. Lagere personele lasten dan begroot
Binnen de provincie Flevoland zijn in 2020 46 vacatures opengesteld geweest. Dit komt neer op circa 10% van alle totale functies. Ondanks grote inspanningen om tijdig te werven kan niet worden voorkomen dat functies enige tijd niet worden ingevuld. Mede als gevolg door corona zijn een aantal projectmatige werkzaamheden uitgesteld. Vaak wordt voor dergelijke werkzaamheden ingehuurd of wordt ingehuurd om een vaste medewerker tijdelijk deze projectmatige werkzaamheden te kunnen laten uitvoeren.  De lasten voor inhuur zijn mede hierdoor lager dan vorig jaar en lager dan begroot.
3. Een aantal stelposten is niet (volledig) ingezet
De stelpost 'Versterking organisatie' is bedoeld om de organisatie daar waar nodig te versterken en kent een structureel en een incidenteel deel. Het structurele deel is volledig ingezet, maar op het incidentele deel resteert € 1,4 mln. Dit bedrag is toegevoegd aan de reserve 'Personeel'.
4. Lagere kosten voor (dienst)reizen
Vanwege corona zijn er een stuk minder kosten voor woon- werkverkeer en dienstreizen ten opzichte van voorgaande jaren.
5. Lagere facilitaire lasten
Mede vanwege corona zijn de lasten voor beveiliging en receptie en repro flink lager uitgevallen dan voorgaande jaren.
6. Lagere lasten Informatievoorziening
Ieder jaar wordt een IV-portfolio opgesteld met daarin alle IV-projecten die geraamd zijn voor het betreffend boekjaar. In 2020 zijn een aantal (deel)projecten volledig uitgevoerd, waaronder een digitaal vergadersysteem (iBabs), het nieuwe intranet en de verwerving van een nieuw platform voor data-analyse. Daarnaast is aanbesteding van het Cloud Datacenter afgerond en zijn de nodige voorbereidingen getroffen voor de verhuizing van het datacenter (1 ^e kwartaal 2021). De niet benutte middelen op het product informatievoorziening (€ 0,9 mln.) zijn overgeheveld naar de reserve 'Informatiestrategie'.
7. Technische correctie Corona Noodfonds
Vanuit het Corona Noodfonds is € 0,22 mln. beschikbaar gesteld voor cofinanciering van de steunaanvraag van Batavialand bij het Mondriaanfonds. Deze cofinanciering is verstrekt in de vorm van huurkwijtschelding. De werkelijke huurkwijtschelding is ten laste gebracht van de door de provincie ontvangen specifieke uitkering voor compensatie van coronaschade binnen de culturele sector. De provinciale middelen uit het Corona Noodfonds zijn derhalve niet aangesproken en blijven beschikbaar voor inzet in 2021 voor de culturele sector.
8. Hogere inkomsten door detacheringen
De inkomsten vanuit detacheringen waren € 0,04 mln. hoger dan geraamd. Daarnaast heeft de doorbelasting van salarissen aan de Randstedelijke Rekenkamer € 0,06 mln. meer opgebracht dan geraamd.
9. Verhuur pand Batavialand
Naast de cofinanciering voor het Mondriaan fonds (zie 7) is voor € 0,11 mln. huurkwijtschelding ten laste van de specifieke uitkering voor compensatie van coronaschade binnen de culturele sector gebracht. De bij de najaarsnota aangegeven dekking binnen het product 'Facilitaire Zaken' is niet benut. Dit heeft geleid tot een voordeel van € 0,11 mln. bij de huuropbrengsten.  
10. Reorganisatie Bedrijfsvoering
Vanwege het vervallen van pensioenverplichtingen ten bedrage van € 0,2 mln. valt dit bedrag vrij vanuit de voorziening 'Reorganisatie Bedrijfsvoering'.