Provinciale Staten

Doel (2019-2023)

Faciliteren van de nieuwe Staten, gericht op de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol.

Doelrealisatie
De Staten zijn gefaciliteerd in de drie voor haar relevante rollen met Statenacademies (Stateninstrumenten, commissie P&C), diverse onderwerpen in de nieuwsbrief, advisering over Stateninstrumenten (o.m. moties & amendementen) en attenderen op externe evenementen en publicaties.

Activiteiten 2020

• In 2020 is strategisch geadviseerd over onder meer het IPO (ondersteuning van de AV-leden en uitbreiding informatiepositie door actieve agendering in commissies), Metropoolregio Amsterdam (kennisverrijking en Statenbesluit inzake informatiepositie en processen agendering MRA stukken), Regio Zwolle (monitoren & attenderen) en Zorg in Regio Flevoland (ondersteuning informanten, kennismaking voorzitter zorgtafel, bijeenkomst raadsleden).
• De uitkomsten van de Statenconferentiewerkgroepen zijn middels Statenvoorstellen geïmplementeerd, waaronder het nieuwe vergadermodel, de procedurecommissie, communicatieplan, verder vormgeven van beeldvorming, Lange termijn agendering en een leidraad voor werkgroepen.
• Over ‘sturen met een eigen strategische agenda’ is een inspiratiesessie georganiseerd. De ‘lange termijn strategische agenda’ van PS en ‘stage-gating’ (eerder geuite wensen van PS) zijn deels vertaald in de strategische thema’s bij de perspectiefbrief, najaarsnota en Programmabegroting 2021.

Doel (2019-2023)
Herijking en inrichting van de gewenste ondersteuning t.b.v. besluitvorming door Provinciale Staten.

Doelrealisatie
In 2020 zijn er 10 Statenvergaderingen, 18 commissievergaderingen en 22 beeldvormende sessies georganiseerd. Deze vergaderingen hebben grotendeels digitaal plaatsgevonden. Het aantal werkbezoeken is, door de corona maatregelen, zeer beperkt geweest.

Activiteiten 2020

• De ontwikkeling van een module voor het opstellen en indienen van moties & amendementen in het Stateninformatiesysteem (GO-app) heeft vertraging opgelopen. Inmiddels wordt weer voortgang geboekt. Hierover worden de Staten bij separate voortgangsrapportage geïnformeerd.
• Vanaf februari is het vergadermodel geïmplementeerd. De commissies Ruimte, Natuur & Duurzaamheid en Economie, Mobiliteit en Samenleving zijn gestart. Een procedurecommissie bereidt deze commissies voor.
• In april is unaniem ingestemd met het Reglement van Orde Digitaal Vergaderen waardoor het vergaderschema, ondanks de beperkende maatregelen door corona, snel kon worden hervat.
• Het Reglement van Orde is herschreven waardoor het past bij de huidige gang van zaken. Deze wijzigingen en wensen van fracties worden besproken met de Staten. Dit leidt tot vaststelling van een nieuw Reglement van Orde in 2021.
• De samenwerking tussen PS, GS en Ambtelijke organisatie heeft op verschillende vlakken vorm gekregen. Door dialogen met GS zijn stappen gezet en hier gaan we in 2021 mee verder.

Risico
Ondanks de benodigde opstarttijd voor het digitaal vergaderen, conform de vereiste van de ‘Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba.’, hebben zich geen belemmerende vertragingen in de besluitvorming voorgedaan.

Doel (2019-2023)
De dienstverlening van de statengriffie in overeenstemming te brengen met haar kernwaarden.

Doelrealisatie
Ondanks de beperkingen van het digitaal en op afstand werken is de dienstverlening van de Statengriffie door ontwikkeld en dichterbij haar kernwaarden gekomen (vernieuwingsgericht, betrouwbaar, toegankelijk, dienstverlenend, deskundig en sprankelend).
Door ziekte en een vacature zijn niet alle ambities en activiteiten tot uitvoering gekomen.

Activiteiten 2020

• Voor de Statengriffie is een opleidingsplan opgesteld.
• Een verordening werkgeverscommissie griffier is opgesteld en besproken in de werkgeverscommissie. Deze wordt tezamen met het RvO doorgeleid naar de Staten. De andere regelingen hebben vertraging opgelopen. In 2021 wordt gewerkt aan de actualisatie van de ambtsinstructie Griffier, de organisatieverordening Griffie en de mandaatregeling Griffier.
• Er is nog geen klankbordgroep met Statenleden t.b.v. dienstverlening Griffie ingesteld.

Toelichting

1. Reis- en verblijfkosten Staten-, fractie- en burgerleden
en
2. Cateringkosten Staten
Het product "Provinciale Staten" onderschrijdt de begroting met een bedrag van € 0,13 mln. Deze onderschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door de onderuitputting van de budgetten die dienen ter verantwoording van de lasten samenhangend met reis-, verblijf- en cateringkosten van Staten-, fractie- en burgerleden. De hieraan toe te rekenen onderschrijding ten bedrage van € 0,08 mln. wordt verklaard door het feit dat er in 2020 als gevolg van de wereldwijde corona-pandemie minder fysieke vergaderingen en bijeenkomsten hebben plaatsgevonden waarmee reis-, verblijf- en cateringkosten gepaard gingen. Hiermee was bij het opstellen van de begroting geen rekening gehouden.
Het totaal budgettair voordeel als gevolg van de onderschrijding binnen het product "Provinciale Staten" valt vrij ten gunste van het rekeningsaldo.