Bedrijfsvoering

Interne beheersing en rechtmatigheid
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) streeft naar een invoering van een rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van verslagjaar 2021. Voor de invoering is een wetswijziging onderhanden. Tot nu toe is het gebruikelijk dat de accountant in zijn controleverklaring zekerheid geeft over de financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant in zijn controleverklaring niet langer een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. In plaats daarvan moeten Gedeputeerde Staten in de jaarrekening verantwoording over de rechtmatigheid af te leggen. De accountant stelt vervolgens vast of de verantwoording van het college een getrouw beeld geeft. De aanleiding voor deze wijziging vloeit voort uit de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’.

De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit interne controles die zijn ingeregeld op basis van de financiële verordening. In de verordening is geregeld dat het college zorg draagt voor een periodieke interne controle ten behoeve van het getrouwe
beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

De verbijzonderde interne controles worden gestructureerd uitgevoerd en beslaan tenminste de grootste geldstromen binnen de provinciale begroting (subsidies, inkoop en personele lasten) aangevuld met een controle op begrotingswijzigingen en periodiek wisselende onderwerpen. De wijze waarop deze controles zijn vormgegeven vloeit voort uit beleid omtrent de verbijzonderde interne controle dat het college eind 2020 heeft vastgesteld. De werkwijze volgend uit het beleid is op hoofdlijnen al meerdere jaren van kracht en wordt tevens als voorbeeld genoemd in de handreiking van de VNG en IPO voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Het verslagjaar 2020 wordt gebruikt om proef te draaien met de rechtmatigheidsverantwoording. Aan de hand van het proefdraaien doet het college en de interne controle functie ervaring op bij het afgeven van de verantwoording en worden eventuele aandachtspunten blootgelegd voor de feitelijke invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording maakt in het proefjaar nog geen onderdeel uit van de jaarrekening.  

Wet Open Overheid (WOO)
Het afgelopen jaar is meer bekend geworden over de aanstaande Wet open overheid (Woo). Deze heeft tot doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De overheid is verplicht om meer categorieën documenten actief te publiceren. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. ook de Archiefwet wordt geactualiseerd. We zijn in de organisatie een verkenning gestart naar wat deze wetgeving inhoudt voor het dagelijks werk en voor de wijze waarop de provincie haar documenten openbaar heeft te maken. Ook de financiële consequenties en de personele gevolgen voor de organisatie worden geïnventariseerd. Deze wet (Woo) vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De verwachting is dat de Woo in de loop van 2021 in werking treedt.

Afronding programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’
Het programma 'MAB', met ruim dertig onderzoeken en projecten dat in 2016 werd gestart, is in 2020 afgerond en afgesloten (*). Een aantal projecten en activiteiten loopt ook na 2020 nog door. Dit betreft met name de aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) vanwege de latere inwerkingtreding van de Omgevingswet (verder uitstel tot 1-1-2022). Door de coronamaatregelen is de overgang naar het Cloud Datacenter uitgesteld tot begin 2021. Door corona kon het project ‘Medewerkers Digivaardig, gericht op de ontwikkeling van de digitale vaardigheden van de medewerkers van de provincie, maar beperkt worden ingevuld; dit zal de komende jaren als reguliere activiteit worden voortgezet.

Informatiestrategie 2021-2024
Omdat de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering onverminderd snel doorgaan en het meerjarenprogramma 'MAB' dit jaar is afgerond, is in 2020 een nieuwe Informatiestrategie voor de komende jaren (2021-2024) uitgewerkt en vastgesteld. De hiervoor benodigde middelen zijn gereserveerd; hiermee is een goede basis gelegd voor de verdere digitalisering van de provincie Flevoland de komende jaren.

Interprovinciale Digitale Agenda 2.0
In 2020 heeft het programma 'Interprovinciale Digitale Agenda' (IDA), waarin de provincies (samen-)werken aan digitale transformatie belangrijke stappen vooruit gezet. De programma-organisatie is verder uitgebouwd en ingevuld, een aantal belangrijke projecten (waaronder 'Stikstof Lab') en onderzoeken (waaronder e-dienstverlening, ethische aspecten van digitalisering, datamanagement) zijn uitgevoerd. Een concreet uitvoeringsplan voor 2021, dat alle provincies onderschrijven, is vastgesteld. Gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering is Interprovinciale samenwerking op dit gebied belangrijk voor de provincie Flevoland en is daarom een essentieel onderdeel van de Informatiestrategie. Daarom participeert provincie Flevoland actief op meerdere niveaus in het programma 'IDA 2.0'.

Datamanagement
Ook in 2020 heeft de provincie Flevoland actief invulling gegeven aan de ambitie om met behulp van datasturing en Evidence Based Beleid (EBB) de verbinding tussen strategie, beleid en realisatie te versterken. Aan het dashboard Feitelijk flevoland.nl, is onder andere een Corona-dashboard toegevoegd. Daarnaast is op verschillende terreinen het beleid onderbouwd met feiten en cijfers; concrete voorbeelden hiervan zijn de voortgangsrapportage Duurzame Energie, het werkgelegenheidsonderzoek en de bevolkingsprognose.
Het belang van ‘data’ neemt snel toe; daarom is voor dit thema een vooruitstrevende strategie uitgewerkt in de nieuwe Informatiestrategie. Op basis van de inzichten van de eerdere proefneming is in 2020 een nieuwe Dataplatform verworven en ingericht waarmee de provincie zich verder kan ontwikkelen op het gebied van data-analyse ter ondersteuning van de bij beleidsontwikkeling, besluitvorming en verantwoording.

Monitoring aanbevelingen
Bij de Jaarstukken 2020 wordt als bijlage een monitor van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer gevoegd.

*) Hiervoor wordt verwezen naar de separate bijlage 'Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering'