Bedrijfsvoering

HRM

Opgavegericht werken
De grote maatschappelijke vraagstukken pakken we ‘opgavegericht’ aan. Dit betekent dat de opgaven centraal staan en niet de afzonderlijke beleidsterreinen. Vanuit de gedachte dat onze organisatie als geheel bijdraagt aan de producten en resultaten die in de samenleving zichtbaar moeten worden zetten we in op het bewustzijn dat iedereen haar of zijn bijdrage aan het geheel levert. Daarnaast zoeken we actief de samenwerking met andere publieke en private belanghebbenden, het liefst in een vroegtijdig stadium. De organisatie wordt flexibeler gemaakt mede om veranderingen van opgaven op te kunnen vangen. De digitale voorzieningen en de informatievoorziening zijn verder op orde gebracht en de strategische functie is verstevigd.

Arbeidsomstandigheden
De provincie heeft vanaf het moment dat het thuiswerken is ingegaan, gezorgd voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. Gedurende het jaar hebben werkbelevingsonderzoeken plaatsgevonden om de psychosociale arbeidsbelasting in kaart te brengen. Op basis hiervan zijn diverse acties uitgevoerd in het kader van duurzame inzetbaarheid. In het vitaliteitsconvenant met de ondernemingsraad zijn afspraken gemaakt over brede en duurzame inzetbaarheid. Het college van Gedeputeerde Staten heeft het protocol bij agressie en geweld tegen medewerkers van de provincie Flevoland vastgesteld.

Wnra
Als gevolg van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) zijn alle ambtenaren, ook die van de provincie Flevoland, per 1 januari 2020 van het ambtenarenrecht naar het reguliere arbeidsrecht overgegaan.

Inhuur
Uit de analyse van de inhuur in 2020 blijkt dat in totaal 28.0% is ingehuurd. Het overgrote deel is besteed aan- en verantwoord op door PS vastgestelde programma-en projectbudgetten. Het deel personele inhuur dat gedekt wordt uit de post 'tijdelijk personeel', bedraagt 6,2%. Dit is een daling van 3,6 procentpunt ten opzichte van 2019 en komt daarmee weer op het niveau van 2018. Eén van de redenen voor de daling is dat het aantal vacatures dat opengestaan heeft in 2020 bijna de helft was van het aantal dat in 2019 is opengesteld geweest. Dit wijst er op dat er minder extern verloop heeft plaatsgevonden. Daarnaast is het ziekteverzuimpercentage in het afgelopen jaar lager geweest dan in 2019.

Participatiewet
Ondanks de beperkingen die de coronacrisis heeft veroorzaakt, is het gelukt het aantal medewerkers uit de doelgroep van de Participatiewet op peil te houden. Flevoland heeft met 17,8 fte bezet door medewerkers uit de doelgroep, ruimschoots de doelstelling van de banenafspraak (9,0 fte) gehaald. Volgens de telling van de quotumwet heeft provincie Flevoland 17,8 fte gerealiseerd en voldoet provincie Flevoland aan de quotumnorm van 14,5 fte. De coronacrisis betekent ook voor medewerkers met een arbeidsbeperking dat zij zich moeten aanpassen. Met aanvullende maatregelen en extra aandacht waar dat nodig is, zijn de meeste van hen in staat gebleken hun werkzaamheden voort te zetten.

Ambtelijke integriteit

Integriteit
De integriteitsregels voor het aannemen van geschenken of giften door medewerkers van de provincie zijn verder aangescherpt. Het is de medewerker niet toegestaan geschenken of giften van externe relaties te ontvangen. Deze wijziging leidt tot een aanpassing van de ambtelijke gedragscode integriteit. Leveranciers krijgen hierover bericht. Geschenken en giften die desondanks binnenkomen, zijn eigendom van de provincie en krijgen een passende bestemming.

Melden van geschenken
Het provinciaal beleid schrijft voor dat medewerkers de relatiegeschenken of giften met een waarde van € 50 of meer die ze hebben ontvangen, melden aan de provinciesecretaris. In 2020 zijn 2 relatiegeschenken gemeld.

Actualisatie kwetsbare functies
De provincie houdt al enige jaren een intern register bij van kwetsbare functies. Medewerkers met een kwetsbare functie hebben een verhoogde kans dat zich in de uitoefening van hun functie een integriteitsrisico voordoet. Door kwetsbare functies in een centraal register op te nemen kan gericht monitoring plaats vinden op de aanwezigheid en kwaliteit van beheersmaatregelen. In 2019 is het register kwetsbare functies geactualiseerd en dat gebeurt in 2021 opnieuw.

Melding vermoeden van misstanden
Er zijn geen meldingen van vermoedens van misstanden gedaan.

Ambtseed
In 2020 hebben 31 nieuwe medewerkers de ambtseed of –belofte afgelegd.

Huisvesting
Nadat in 2019 een nieuw huisvestingsconcept kon worden doorgevoerd is de situatie sinds maart 2020 sterk gewijzigd. Periodiek heeft een crisisteam de ontwikkelingen rond corona gevolgd en is het Provinciehuis en de faciliteiten veilig gebruikt. Thuiswerken is de norm geworden. Om ook thuis ergonomisch en ARBO-verantwoord te werken hebben we 300 thuiswerkplekken (bureaustoel en/of bureau) uitgeleverd bij de medewerkers van de provincie. Medewerkers worden vanuit het Servicecentrum breed ondersteund. Daarnaast wordt als gevolg van coronanormen een aantal zalen gebruikt door de Rechtbank Midden Nederland. In 2020 is de Europese Aanbesteding voor het verzorgen van de restauratieve voorzieningen succes vol afgerond.  In de aanbesteding stonden met name de beleidsdoelstellingen van Provincie Flevoland ten aanzien van duurzaamheid en circulariteit, zoals verwoord in het Actieplan Het Goede Voorbeeld centraal.

Informatieveiligheid
De provincie heeft krachtig doorgewerkt aan verdere borging en verbetering en informatieveiligheid. We hebben een geactualiseerd Informatieveiligheid beleid vastgesteld. De daarin opgenomen noodzaak tot actualisering van de risicoanalyses en de inrichting van een ISMS (informatie veiligheid management systeem) zijn van start gegaan in 2020 en worden vervolgd in 2021. Om naast de strategische rollen ook de uitvoerende rollen op het gebied van informatieveiligheid en privacy te kunnen invullen is begin 2020 een ‘Information Security Officer’ (ISO) geworven en gestart per april 2020. Er zal als uitvloeisel van het ISMS een aantal beheersingskaders worden ontwikkeld en geïmplementeerd voor zowel de ‘klassieke’ IV, alsook voor de Cloud omgevingen en (nieuw) voor de procesbesturing van de afdeling Infra (bruggen en sluizen, verkeersregelinstallaties).  

Digitale dreigingen (ook wel aangeduid als Cybersecurity dreigingen) blijven onverminderd aanwezig. Rapporten van de Algemene Rekenkamer, van het NCSC en van de AIVD waarschuwen zelfs voor een toename daarvan als gevolg van het vele thuiswerken, maar ook vanwege toegenomen agressie vanuit ‘statelijke actoren’.
Als basisnorm hanteert de provincie de (verplichte) Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO). Deze is gebaseerd op de internationale norm (ISO27001/2) en geldt als integraal kader voor alle overheden. Voor de implementatie heeft de organisatie, naast de genoemde ISO, de beschikking over een senior adviseur informatieveiligheid & privacy die de rol van ‘Corporate Information Security Officer’ (CISO) invult. Zij werken voor het privacy vakgebied nauw samen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en treden op als ‘response team’ als zich een informatiebeveiligingsincident of een datalek manifesteert. Dit team wordt aangevuld met andere collegiale disciplines, een en ander afhankelijk van de situationele context van het incident.

Privacy in de organisatie
In 2020 is er een Beheersingskader Privacy vastgesteld inclusief onderliggende procedures. We hebben in de organisatie uitgebreid aandacht besteed aan privacyregels en datalekken. Het ‘verwerkingsregister’ is juridisch getoetst en (grotendeels) geactualiseerd. Met contractpartijen die in opdracht van de provincie persoonsgegevens verwerken zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten. Daar waar er sprake is van een gedeelde of gezamenlijke verantwoordelijkheid is er een samenwerkingsovereenkomst gesloten, Daarnaast zijn bij alle afdelingen ‘aanspreekpunten’ voor privacy-management actief die zicht houden op de privacy-maatregelen binnen hun afdeling respectievelijk werkprocessen.

Ook ‘bewustzijn’ is een belangrijk onderdeel van privacy-management. Het aantal incidenten op het gebied van privacy is beperkt gebleven. Er waren zeven vermeende datalekken, die merendeels beveiligingsincidenten bleken te zijn. Er zijn drie datalekken met betrekking tot privacy gesignaleerd, die, gelet op de beperkte omvang en risico, zijn niet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De provincie Flevoland heeft een ‘Functionaris Gegevensbescherming’ (FG) in dienst.

Inkoop en aanbesteding

In de inkoop- en aanbestedingsprocedures hebben we per definitie duurzaamheidsaspecten zoals de CO2-reductie meegenomen. In interprovinciaal verband hebben we het afgelopen jaar een energiecontract aanbesteed, waarbij onze gebouwen zijn voorzien van groene stroom en groen gas. Verder hebben we op basis van het vastgestelde Actieplan Het Goede Voorbeeld in het kader van de opgaven 'Duurzame energie' en 'Circulaire Economie' de geplande activiteiten gerealiseerd. Bij de herinrichting van het provinciehuis zijn aansprekende voorbeelden het hergebruik van het meubilair, toepassen van ledverlichting, papierloos werken, vermindering van afval en minder printers. Daarnaast zijn deze uitgangspunten ook meegenomen in de Europese aanbestedingen voor het Duurzaam wagenparkbeheer, de Restauratieve voorzieningen en de Collectieve Energie-Inkoop Provincies.

Bij infrastructurele werken is in iedere aanbesteding de toepassing van duurzame materialen en hergebruik van materiaal de norm geworden. Als uitgangspunt hanteren we dat het haalbaar, betaalbaar en realiseerbaar moet zijn. Daarnaast hebben we in MRA-verband afgesproken dat we meedoen met circulair inkopen en aanbesteden. Dit leidt tot het opnemen van aanvullende duurzaamheidseisen op gebieden als bebording, asfalt en beton.

Uitvoering Omgevingsvisie
De zeven opgaven uit de Omgevingsvisie FlevolandStraks (2017) zijn in de teksten van het Coalitieakkoord 2019 – 2023 terug te vinden. Om de Omgevingsvisie te kunnen realiseren zijn de opgaven het afgelopen jaar uitgewerkt in een tweede Uitwerkingsagenda. Daarnaast heeft de afstemming met de Omgevingswet en het manifest 'Wij zijn Flevoland!' de nodige aandacht gekost.

Samenwerking
In de programma’s van dit Jaarverslag is inhoudelijk verantwoord welke activiteiten zijn uitgevoerd ter realisatie van de Omgevingsvisie. Deze paragraaf is een aanvulling op het inhoudelijke gedeelte. Veel werkzaamheden worden door de provincie uitgevoerd of georganiseerd en het merendeel wordt gedaan via lopende werkzaamheden of projecten. Er is een kernteam Omgevingsvisie die in verbinding staat met de organisatie, met externe partners en met het bestuur om te zorgen dat de Omgevingsvisie wordt gerealiseerd en het werk wordt georganiseerd. Met name in de strategische opgaven wordt met externe partners netwerkorganisaties gevormd. Zo zijn er platforms binnen 'Landbouw Meerdere Smaken' en 'Circulaire Economie'. De provincie faciliteert deze platforms waarin initiatieven en innovaties tot stand komen. Op basis van de tweede uitwerkingsagenda II worden voor de volgende fase van programmatische uitwerking zo nodig middelen gevraagd.

Middelen
De uitvoering van de Omgevingsvisie moet onderdeel zijn van het reguliere werk. Om te bewaken dat het geheel zichtbaar blijft is het nodig overzicht te bewaren. Het kernteam moet de realisatie van de ambities in de gaten houden en waar nodig de dwarsverbanden benutten. Dit zorgt enerzijds voor de noodzakelijke integraliteit van en draagvlak voor de activiteiten en projecten, anderzijds vraagt opgavegericht werken om een grote mate van flexibiliteit. De effectiviteit neemt toe wanneer we er in slagen gezamenlijke investeringen te doen. In deze bestuursperiode zetten wij met name incidentele middelen. Daardoor wordt het mogelijk keuzes te maken en op nieuwe ontwikkelingen in te spelen. 

Ook werkt dit kernteam aan de samenwerking in regionaal verband. Met de medeoverheden wordt gesproken over de regionale maatschappelijke opgaven. Deze partners hebben eveneens hun programma’s en plannen. De meeste gemeenten zijn intensief bezig met de opstelling of vaststelling van een Omgevingsvisie. Deze zijn voor ons belangrijke bouwstenen in het behalen van onze doelen. Afgelopen zomer is een regionaal manifest opgesteld Wij zijn Flevoland! waarin de regio heeft geformuleerd wat ons aanbod is aan de grote landelijke opgaven. Flevoland heeft daarin veel te bieden. In een bestuurlijke conferentie is de gezamenlijkheid benadrukt en wordt gezocht naar intensivering van de bestuurlijke samenwerking om Flevoland te ontwikkelen en de inwoners van Flevoland een fijne woon- en leefomgeving te bieden.  

Sturing en monitoring
In de Uitwerkingsagenda is een vorm van monitoring aangekondigd. Deze is in voorbereiding en is mede gebaseerd op de informatie van de website Feitelijk Flevoland. Met Provinciale Staten kunnen we aan de hand van deze monitoring spreken over de Omgevingsvisie en de realisatie van de inhoudelijke ambities. Gelet op de actuele grote opgaven is een periodieke bespreking van de vraag of actualisatie dan wel aanvulling van de Omgevingsvisie nodig is mede aan de hand van een monitor mogelijk. De gebruikelijke P&C-cyclus gebruiken we om over de voortgang te rapporteren.